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Comment archiver vos annonces légales au format numérique : obligations, durée de conservation, formats recommandés et outils.
Rediger les statuts de la societe en definissant les regles de fonctionnement, la repartition du capital, et les pouvoirs des dirigeants. Vous pouvez utiliser un modele, faire appel a un avocat ou un expert-comptable.
Deposer les fonds constituant le capital social aupres d'une banque, d'un notaire ou de la Caisse des depots. La banque delivre une attestation de depot des fonds.
Publier l'avis de constitution dans un journal d'annonces legales (JAL) ou un service de presse en ligne (SPEL) habilite dans le departement du siege social. L'attestation de parution est necessaire pour l'immatriculation.
Deposer le dossier complet d'immatriculation sur le guichet unique de l'INPI (formalites.entreprises.gouv.fr). Le dossier est transmis au greffe du tribunal de commerce competent.
Le greffe traite le dossier et delivre l'extrait Kbis, veritable carte d'identite de la societe. Il permet d'ouvrir le compte bancaire definitif et de debloquer le capital social.
Avec la dématérialisation croissante des formalités, l'archivage numérique des annonces légales et de leurs attestations est devenu la norme. Voici les règles à connaître et les bonnes pratiques.
Les entreprises ont l'obligation de conserver les documents relatifs à leurs formalités juridiques pendant au minimum 10 ans (prescription commerciale). Cela inclut :
La conservation est nécessaire pour :
| Format | Avantage | Recommandation |
|---|---|---|
| PDF/A | Standard d'archivage pérenne | Recommandé |
| PDF classique | Universel, facile à lire | Acceptable |
| Papier | Archivage physique | En complément |
| Scan | Numérisation de documents papier | Acceptable |
Une bonne organisation facilite la recherche future :
Annonces-legales/
├── 2024/
│ ├── 2024-01-15_constitution_SARL.pdf
│ ├── 2024-01-15_attestation_parution.pdf
│ └── 2024-01-15_facture_journal.pdf
├── 2025/
│ ├── 2025-06-20_changement_gerant.pdf
│ └── 2025-06-20_attestation_parution.pdf
└── 2026/
└── ...
Étape 1
Télécharger l'attestation PDF
Étape 2
Nommer le fichier avec date et type
Étape 3
Stocker dans un dossier organisé
Étape 4
Sauvegarder en double (cloud + local)
Étape 5
Conserver minimum 10 ans
Étape 1
Télécharger l'attestation PDF
Étape 2
Nommer le fichier avec date et type
Étape 3
Stocker dans un dossier organisé
Étape 4
Sauvegarder en double (cloud + local)
Étape 5
Conserver minimum 10 ans
Ne conservez pas vos documents à un seul endroit :
Depuis la reconnaissance légale des supports numériques, l'attestation de parution au format PDF a la même valeur probante que l'original papier. Les conditions :
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La durée de conservation recommandée est de 10 ans minimum (prescription commerciale). En pratique, il est conseillé de conserver ces documents pendant toute la durée de vie de l'entreprise.
Un scan a une valeur probante en tant que copie. Pour une sécurité maximale, privilégiez l'attestation PDF originale fournie par le journal.
Ce n'est pas obligatoire. L'attestation de parution est le seul document juridiquement requis. Conserver un exemplaire du journal est une bonne pratique mais pas une obligation.
Publication de l'annonce legale
Tarif reglemente selon le departement et la forme juridique
Frais de greffe (immatriculation)
Variable selon le type de societe et le tribunal
Declaration des beneficiaires effectifs
Tarif fixe reglemente
Honoraires de redaction des statuts
Optionnel si vous redigez les statuts vous-meme
Domiciliation du siege social
Uniquement si vous n'avez pas de local propre
Total estime